Lundi matin, un nouveau commis signe son contrat. Il pose le stylo et demande : « La mutuelle, je suis obligé de la prendre ? J’en ai déjà une par ma copine. » Le samedi suivant, un extra vient renforcer la salle pour un mariage. Lui ne pose aucune question. C’est pourtant son cas qui vous coûtera le plus cher en contrôle si personne n’y a pensé.
La mutuelle d’entreprise est obligatoire, mais chaque embauche ramène les mêmes questions : qui adhère, qui peut refuser, que faire pour un extra. Voici les règles de la loi et de la convention HCR (IDCC 1979), et les pièces à garder.
Ce que la loi impose à tout restaurant
L’article L911-7 du Code de la sécurité sociale oblige tout employeur privé à couvrir ses salariés par une complémentaire santé collective et obligatoire. Trois règles en découlent :
- Tous les salariés sont concernés, quelle que soit leur ancienneté, sauf dispense.
- Un panier de soins minimal doit être garanti : ticket modérateur, forfait journalier hospitalier, une partie des frais dentaires et d’optique.
- Vous financez au moins 50 % de la cotisation. Ce minimum s’applique quel que soit le niveau des garanties.
L’Urssaf ajoute une obligation souvent oubliée : vous devez informer individuellement chaque salarié en lui remettant un bulletin d’adhésion, y compris chaque nouvel embauché. Ce bulletin est la première pièce de votre dossier.
Le régime de branche HCR en 2026
En hôtellerie-restauration, vous n’avez pas à construire votre propre régime. La convention collective en prévoit un : l’accord du 6 octobre 2010 relatif aux frais de santé, modifié depuis par plusieurs avenants.
Les textes en vigueur
- L’avenant n° 9 du 15 novembre 2019 a fixé le tableau des garanties minimales applicables depuis le 1er janvier 2020, aligné sur la réforme « 100 % santé ».
- Un avenant n° 10 du 4 mars 2026 à l’accord de 2010 a été signé. Le ministère du Travail a publié au Journal officiel du 9 septembre 2026 un avis préalable à son extension. Tant qu’il n’est pas étendu, il ne s’impose qu’aux entreprises adhérentes des organisations signataires. Surveillez sa publication et demandez à votre assureur ce qu’il change pour vous.
Qui assure le régime ?
Dans sa version actuelle, l’accord impose de souscrire un contrat « auprès d’un organisme assureur habilité ». L’article qui désignait autrefois des institutions de prévoyance a été abrogé.
En pratique, KLESIA et Malakoff Humanis restent les deux institutions référencées par les partenaires sociaux de la branche. Selon le GHR, la gestion de la santé passe depuis 2024 par la marque « HCR Bien-Être ». Rien ne vous empêche de passer par un autre assureur. Dans ce cas, faites vérifier que le contrat respecte au minimum les garanties et la répartition de la cotisation prévues par l’accord de branche.
Ce que dit l’accord sur la cotisation
L’article 12 de l’accord fixe des règles qui surprennent souvent :
- La cotisation est un forfait mensuel par salarié, pas un pourcentage du salaire.
- Ce forfait n’est pas réduit au prorata du temps de présence.
- Elle est répartie 50 % employeur, 50 % salarié.
- Le mois d’entrée et le mois de sortie sont dus en entier, quelle que soit la date d’arrivée ou de départ.
- Pour un salarié à temps partiel, la totalité de la cotisation est due, sauf dispense.
- Pour un salarié qui travaille chez plusieurs employeurs HCR adhérents au même contrat, la cotisation est partagée au prorata du temps de travail. C’est au salarié de signaler sa pluriactivité.
Le montant du forfait a varié au fil des avenants et des contrats. Il dépend de votre organisme et de votre régime (général ou Alsace-Moselle). Prenez le chiffre sur votre propre contrat ou sur l’appel de cotisations, pas sur un comparatif en ligne.
L’accord prévoit enfin que chaque salarié peut souscrire, à ses frais et à un tarif spécifique, des garanties supplémentaires ou une extension à son conjoint, à son partenaire de Pacs et à ses enfants.
| Frais de santé (mutuelle) | Prévoyance | |
|---|---|---|
| Texte de branche | Accord du 6 octobre 2010 et avenants | Avenant n° 1 du 13 juillet 2004, modifié en 2021 |
| Ce qui est couvert | Remboursement des soins en complément de la Sécurité sociale | Décès, rente éducation, incapacité de travail, invalidité |
| Base de la cotisation | Forfait mensuel par salarié | 0,86 % du salaire de référence |
| Répartition | 50 % employeur, 50 % salarié | 50 % employeur, 50 % salarié au global |
| Dispenses possibles | Oui, cas listés ci-dessous | Selon les règles propres à la prévoyance |
Les dispenses : qui peut refuser la mutuelle
Un salarié ne peut pas refuser la mutuelle « parce qu’il n’en veut pas ». Il peut seulement se dispenser dans des cas précis, à sa demande et par écrit. Ces cas viennent de deux sources : le Code de la sécurité sociale et l’accord HCR.
| Situation | Base | Jusqu’à quand |
|---|---|---|
| Bénéficiaire de la complémentaire santé solidaire (C2S) | D911-2 | Fin de la C2S |
| Déjà couvert par un contrat individuel à l’embauche | D911-2 | Échéance de ce contrat individuel |
| Couvert par ailleurs, y compris comme ayant droit : contrat collectif obligatoire d’un autre employeur, régime local d’Alsace-Moselle, contrat Madelin, mutuelle de la fonction publique, régime des industries électriques et gazières | D911-2 | Tant que cette couverture dure |
| CDD ou mission dont la couverture serait inférieure à 3 mois, avec un contrat responsable par ailleurs | L911-7 | Fin du contrat |
| CDD n’excédant pas 1 mois de date à date | Accord HCR, art. 4 | Fin du contrat |
| Temps partiel ou apprenti dont la cotisation atteindrait au moins 10 % du salaire brut | Accord HCR, art. 4 | Tant que la condition est remplie |
Le commis de lundi est donc dans le troisième cas, s’il est bien couvert comme ayant droit par le contrat collectif de l’employeur de sa compagne. Il doit le prouver.
Comment documenter une dispense
Le Code de la sécurité sociale est clair : vous devez « être en mesure de produire la demande de dispense ». En contrôle, une dispense orale n’existe pas. Pour chaque salarié dispensé, gardez :
- Une demande écrite et signée du salarié, qui cite le cas de dispense. L’accord HCR exige qu’elle mentionne que le salarié a été informé par l’employeur des conséquences de son choix.
- Le justificatif : attestation de l’autre mutuelle, attestation C2S, contrat individuel avec sa date d’échéance.
- La date de la demande. Elle se fait à l’embauche, ou à la date où la couverture extérieure commence (article D911-5).
- Un rappel daté pour les dispenses limitées dans le temps. À l’échéance du contrat individuel, le salarié doit adhérer.
Pour un salarié couvert par le contrat collectif d’un autre employeur, Service-Public recommande de redemander un justificatif chaque année.
Erreurs fréquentes : un formulaire non daté, un « j’ai déjà une mutuelle » sans attestation, une dispense pour contrat individuel maintenue après son échéance.
Extras et saisonniers : les cas particuliers
L’extra
L’extra est en CDD d’usage. Pour la mutuelle, il n’a pas de statut à part : il adhère comme tout salarié, sauf dispense. Deux dispenses le concernent directement.
- Le CDD de 1 mois au plus. L’accord HCR permet à l’extra de refuser par écrit. Sans demande écrite, il est affilié.
- La couverture de moins de 3 mois. S’il justifie d’un contrat responsable ailleurs, l’extra peut se dispenser de plein droit. Dans ce cas, l’Urssaf précise que vous lui devez le versement santé.
Le versement santé est une somme versée avec le salaire pour aider le salarié à payer sa propre mutuelle. Il est égal à la part que vous auriez payée s’il avait adhéré. Si ce montant ne peut pas être déterminé, l’Urssaf fixe pour 2026 un montant de référence de 22,27 € par mois (7,44 € en Alsace-Moselle). On le multiplie par 125 % pour un CDD, puis on le proratise selon la durée de travail. Le salarié doit vous remettre une attestation de son organisme.
Attention au piège du forfait non proratisé. Un extra affilié qui fait trois soirées en mars coûte un mois entier de cotisation, part employeur et part salariale. Pour un extra régulier, c’est la question à régler dès la première vacation. Pour le reste du contrat d’extra, voir notre article sur l’embauche d’un extra en HCR.
Le saisonnier
Un contrat de quatre ou cinq mois dépasse les seuils des dispenses liées à la durée. Le saisonnier adhère donc, sauf s’il entre dans un cas du Code de la sécurité sociale (autre couverture collective, C2S, contrat individuel). Prévoyez le bulletin d’adhésion dans le dossier d’embauche, avec les autres pièces listées dans notre article sur le contrat saisonnier HCR.
La portabilité à la sortie
Quand un salarié quitte l’entreprise et s’inscrit au chômage, il garde sa mutuelle gratuitement. C’est la portabilité. La loi la limite à la durée du dernier contrat, avec un maximum de 12 mois. Elle ne joue pas en cas de licenciement pour faute lourde.
La branche HCR est plus généreuse. L’article 8.1 de l’accord double la durée prévue par la loi, dans la limite de 12 mois. La portabilité démarre le 1er jour du mois civil qui suit la fin du contrat, puisque le mois de départ reste couvert par la cotisation normale.
Exemple : un serveur saisonnier part fin septembre après un contrat de quatre mois. S’il est indemnisé par France Travail, il reste couvert d’octobre à mai, soit huit mois au lieu de quatre. Un salarié resté six mois ou plus atteint le plafond de 12 mois.
Rien n’est prélevé au salarié parti. Prévenez votre assureur de chaque sortie.
La prévoyance HCR : décès, incapacité, invalidité
La prévoyance ne rembourse pas des soins. Elle verse des capitaux ou des rentes quand le salarié ne peut plus travailler ou décède.
En HCR, le régime est fixé par l’avenant n° 1 du 13 juillet 2004. Son article 18.5, réécrit par l’avenant n° 2 du 10 mai 2021, fixe une cotisation de 0,86 % du salaire de référence, répartie ainsi :
| Garantie | Taux |
|---|---|
| Décès et garanties annexes | 0,29 % |
| Rente éducation et garantie handicap | 0,16 % |
| Incapacité de travail | 0,22 % |
| Invalidité | 0,19 % |
| Total | 0,86 % |
Le financement global est de 50 % pour l’employeur et 50 % pour le salarié. À l’intérieur, l’incapacité et l’invalidité sont payées aux 4/5 par le salarié et au 1/5 par l’employeur. Pour les cadres, l’accord interprofessionnel du 17 novembre 2017 impose en plus une cotisation patronale de 1,50 % sur la tranche de salaire inférieure au plafond de la Sécurité sociale. La part HCR s’impute dessus.
Le lien avec le maintien de salaire
Quand un salarié est en arrêt maladie, trois étages se superposent : les indemnités journalières de la Sécurité sociale, le maintien de salaire dû par l’employeur et les prestations de prévoyance.
Le maintien de salaire légal (article L1226-1 du Code du travail) suppose un an d’ancienneté. Il ne s’applique pas aux saisonniers, intermittents et travailleurs temporaires. La convention HCR fixe ensuite les durées. D’après le GHR, le salarié perçoit 90 % de son salaire brut pendant 30 jours, puis 66,66 % pendant 30 jours. Chaque période s’allonge de 10 jours par tranche complète de 5 ans d’ancienneté, dans la limite de 90 jours.
Votre complément se calcule après déduction des indemnités de la Sécurité sociale et, le cas échéant, de la prévoyance. Il ne peut pas conduire à verser au salarié plus que ce qu’il aurait touché en travaillant. Déclarez donc chaque arrêt à votre organisme de prévoyance, et ne versez pas deux fois la même somme. Les règles exactes de franchise et de relais figurent dans votre notice de prévoyance : vérifiez-les avec votre gestionnaire de paie.
Ce que regarde l’Urssaf en contrôle
Votre part de cotisation mutuelle et prévoyance est exclue de l’assiette des cotisations sociales, dans la limite de 6 % du plafond de la Sécurité sociale plus 1,5 % de la rémunération, sans dépasser 12 % du plafond. Elle reste soumise à la CSG-CRDS et, à partir de 11 salariés, au forfait social de 8 %.
Cette exonération a des conditions : un contrat responsable, collectif, obligatoire, et financé à 50 % au moins par l’employeur. Un salarié qui n’adhère pas et pour qui vous n’avez aucune dispense écrite fragilise le caractère obligatoire du régime. L’Urssaf rappelle aussi qu’à défaut de pouvoir produire les justificatifs de mise en place et le contrat, votre contribution ne peut pas bénéficier de l’exonération. Elle est alors réintégrée dans l’assiette et donne lieu à redressement.
Si vous découvrez un oubli, faites le point avec votre expert-comptable sans attendre le contrôle.
Avant un contrôle, vérifiez que vous avez :
- le contrat d’assurance santé et le contrat de prévoyance en cours ;
- un bulletin d’adhésion ou une dispense écrite pour chaque salarié présent sur la période, extras compris ;
- les justificatifs des dispenses, à jour ;
- les attestations de contrat responsable pour les salariés qui touchent le versement santé ;
- des bulletins de paie où les parts employeur et salarié correspondent à la répartition prévue.
Ce que fait Shiftop
Shiftop ne gère pas votre mutuelle : votre assureur s’en charge. Il vous aide à fiabiliser ce qui l’entoure. Le planning et le pointage, sur tablette ou sur mobile, enregistrent chaque vacation d’extra et chaque heure réellement faite. Les absences et arrêts maladie sont suivis salarié par salarié. La préparation de la paie applique la convention HCR et produit un export pour votre comptable, qui y retrouve tous les salariés présents sur le mois.
En résumé
- La mutuelle est obligatoire pour tous les salariés, sans condition d’ancienneté. Vous en payez au moins la moitié.
- En HCR, l’accord du 6 octobre 2010 prévoit un forfait mensuel par salarié, non proratisé, réparti 50/50. Un avenant n° 10 de mars 2026 est en cours d’extension.
- Les dispenses se demandent par écrit, avec justificatif, à l’embauche. Sans dossier, pas de dispense.
- Les extras adhèrent sauf dispense. S’ils se dispensent faute de couverture de 3 mois, vous leur devez le versement santé.
- La portabilité HCR dure deux fois plus longtemps que la loi ne l’impose, jusqu’à 12 mois.
- La prévoyance HCR coûte 0,86 % du salaire de référence et vient compléter les indemnités de la Sécurité sociale et votre maintien de salaire.
Le commis de lundi peut donc refuser la mutuelle, par écrit et avec l’attestation du contrat de sa compagne. Si vous ouvrez votre premier établissement, notre check-list d’ouverture d’un restaurant replace la mutuelle parmi les autres démarches.