Samedi, 9 h 40. Votre second de cuisine vous envoie un SMS : il a 39 de fièvre, son médecin l’arrête une semaine. Le service du midi est complet, celui du soir aussi. Vous devez trouver quelqu’un pour le remplacer, et dans quelques jours, votre comptable vous demandera s’il faut maintenir son salaire, à partir de quand et à quel taux.
En restauration, l’arrêt maladie se gère sur deux plans en même temps : le planning, tout de suite, et la paie, à la fin du mois. Entre les indemnités de la Sécurité sociale, le complément de l’employeur, la prévoyance HCR et les congés payés acquis pendant l’arrêt, les erreurs sont fréquentes. Voici les règles en vigueur en 2026, avec des exemples chiffrés.
Ce que doit faire le salarié
Prévenir et envoyer l’arrêt sous 48 heures
Selon Service-Public.fr, le salarié doit d’abord prévenir son employeur sans délai, par tout moyen : appel, SMS, e-mail. Il lui adresse ensuite le volet n° 3 de l’avis d’arrêt de travail. Ameli précise que cet exemplaire doit parvenir à l’employeur dans les 48 heures suivant le début de l’arrêt.
Les volets n° 1 et n° 2 partent à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM), dans le même délai de 48 heures. Quand le médecin prescrit l’arrêt en ligne, il les transmet lui-même. En cas de prolongation, la même démarche recommence.
Ce délai compte aussi pour vous : l’article L1226-1 du Code du travail exige que le salarié ait justifié de son incapacité dans les 48 heures pour avoir droit au maintien de salaire.
Le formulaire papier sécurisé
Sur papier, seul le cerfa sécurisé est accepté. Service-Public.fr indique que les anciens formulaires, les photocopies et les scans ne sont plus recevables depuis 2025. Si votre salarié vous envoie une photo d’un vieux formulaire, demandez-lui de vérifier auprès de son médecin.
Les sanctions en cas de retard
Côté caisse, Service-Public.fr décrit un mécanisme progressif. Au premier retard, la caisse informe le salarié. En cas de nouvel envoi tardif dans les 2 ans, les indemnités journalières peuvent être réduites de 50 % pour la période entre la prescription et l’envoi. Depuis le 1er janvier 2026, la réduction peut aller jusqu’à 100 % si l’arrêt arrive après la fin de la période prescrite.
Côté employeur, une absence non justifiée peut donner lieu à une sanction disciplinaire. Avant d’aller sur ce terrain, faites-vous conseiller par votre expert-comptable ou un avocat.
Les nouvelles durées de prescription
Depuis le 1er septembre 2026, selon Service-Public.fr, une première prescription d’arrêt ne peut pas dépasser 31 jours, et chaque prolongation 62 jours, sauf justification du médecin. En téléconsultation, l’arrêt est en principe limité à 3 jours, avec des exceptions, notamment le médecin traitant. Concrètement, vous recevrez plus souvent des prolongations pour un même salarié.
Ce que verse la Sécurité sociale : les indemnités journalières
Le délai de carence de 3 jours
Les indemnités journalières (IJ) ne sont versées qu’à partir du 4e jour d’arrêt. Les 3 premiers jours constituent le délai de carence. Ameli cite plusieurs exceptions : prolongation après une reprise de 48 heures au plus, affection de longue durée (premier arrêt seulement), accident du travail ou maladie professionnelle, entre autres.
Les conditions d’ouverture
Pour un arrêt de moins de 6 mois, Service-Public.fr exige que le salarié ait travaillé au moins 150 heures sur les 3 mois civils ou les 90 jours précédant l’arrêt, ou cotisé sur une rémunération d’au moins 1 015 fois le Smic horaire sur les 6 mois civils précédents. Un extra ou un saisonnier qui vient d’arriver peut ne pas remplir ces conditions.
Le montant en 2026
L’IJ est égale à 50 % du salaire journalier de base. Ce salaire se calcule sur la moyenne des salaires bruts des 3 derniers mois, divisée par 91,25. Ameli précise qu’on retient 12 mois en cas d’activité saisonnière.
Depuis le 1er avril 2025, le salaire pris en compte est plafonné à 1,4 fois le Smic mensuel. Selon Ameli, ce plafond est de 2 613,83 € bruts par mois, ce qui donne une IJ maximale de 42,97 € bruts par jour pour les arrêts prescrits à compter de juillet 2026. Les IJ supportent la CSG et la CRDS.
Pour un arrêt maladie ordinaire, les IJ sont versées pendant 360 jours au plus sur 3 ans, selon Ameli.
Ce que doit l’employeur : le maintien de salaire
Les conditions du maintien légal
L’article L1226-1 du Code du travail oblige l’employeur à compléter les IJ si le salarié :
- a au moins un an d’ancienneté dans l’entreprise ;
- a justifié de son arrêt dans les 48 heures ;
- est pris en charge par la Sécurité sociale ;
- est soigné en France ou dans un État de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.
Le même article exclut les travailleurs à domicile, les salariés saisonniers, intermittents et temporaires. En restauration, ce point compte : un saisonnier en CDD n’a pas droit au maintien légal. Pour un extra, faites vérifier sa situation par votre gestionnaire de paie.
Le délai de carence de 7 jours
Pour une maladie non professionnelle, l’article D1226-3 fait courir l’indemnisation au-delà de sept jours d’absence. Le complément employeur commence donc au 8e jour. Pour un accident du travail ou une maladie professionnelle, il commence dès le premier jour.
Le taux : 90 % puis deux tiers
L’article D1226-1 fixe le montant :
- 90 % de la rémunération brute que le salarié aurait perçue s’il avait travaillé, pendant une première période ;
- deux tiers de cette rémunération pendant la période suivante.
Les IJ et, le cas échéant, les prestations de prévoyance sont déduites du complément. Selon le GHR, le total ne peut pas dépasser ce que le salarié aurait touché en travaillant.
La durée selon l’ancienneté
Chaque période dure 30 jours au départ, puis s’allonge de 10 jours par tranche de 5 ans d’ancienneté, dans la limite de 90 jours. Le GHR présente ainsi le barème en HCR :
| Ancienneté | Jours à 90 % | Jours à 66,66 % | Total |
|---|---|---|---|
| 1 an à moins de 6 ans | 30 | 30 | 60 |
| 6 à moins de 11 ans | 40 | 40 | 80 |
| 11 à moins de 16 ans | 50 | 50 | 100 |
| 16 à moins de 21 ans | 60 | 60 | 120 |
| 21 à moins de 26 ans | 70 | 70 | 140 |
| 26 à moins de 31 ans | 80 | 80 | 160 |
| 31 ans et plus | 90 | 90 | 180 |
Ces durées s’apprécient sur 12 mois. Les jours déjà indemnisés au cours des 12 mois précédents viennent en déduction. Un salarié arrêté plusieurs fois dans l’année peut donc épuiser ses droits.
Et la convention HCR ?
D’après le GHR, le maintien de salaire en HCR reprend les taux et les durées ci-dessus, avec la même carence de 7 jours en cas de maladie. Nous n’avons pas trouvé de règle de branche plus favorable sur ce point. Vérifiez quand même votre contrat de travail et un éventuel accord d’entreprise.
Le rôle de la prévoyance HCR
La branche HCR a un régime de prévoyance obligatoire, qui couvre notamment l’incapacité de travail. Selon le GHR, tous les salariés de la branche doivent en bénéficier, extras compris. Les prestations d’incapacité complètent les IJ après une franchise. Le nombre de jours de franchise et le taux versé dépendent du contrat souscrit : lisez la notice de votre organisme et déclarez-lui chaque arrêt. Nous détaillons ce régime dans notre article sur la mutuelle et la prévoyance HCR.
L’attestation de salaire et la subrogation
L’attestation de salaire : dans les 5 jours
Ameli est clair : l’attestation de salaire est obligatoire pour tout arrêt de travail. Sans elle, la CPAM ne peut ni ouvrir les droits ni calculer les IJ.
Si vous êtes en DSN, l’attestation prend la forme d’un signalement d’arrêt de travail, à envoyer dans les 5 jours qui suivent la connaissance de l’arrêt. Vous y indiquez le motif, le dernier jour travaillé, la date de fin prévisionnelle et, le cas échéant, les dates de subrogation.
Pour une prolongation, aucune nouvelle attestation n’est nécessaire si le motif est identique, sans interruption, et que la durée totale ne dépasse pas 6 mois. Il suffit de modifier la date de fin dans votre logiciel de paie.
La subrogation
La subrogation permet à l’employeur qui maintient le salaire de percevoir lui-même les IJ à la place du salarié. Vous versez le salaire maintenu, et la CPAM vous rembourse les IJ, en moyenne tous les 14 jours selon Ameli.
Ameli pose deux conditions : un maintien de salaire prévu par la convention collective ou un accord, et un salaire maintenu au moins égal aux IJ de la même période. La demande se fait dans le signalement DSN, en cochant la case dédiée. Les dates de fin doivent correspondre à la durée maximale de maintien, pas à la seule date de fin de l’arrêt. Une erreur de dates peut faire verser les IJ au salarié, puis vous valoir une réclamation de la caisse.
Pour le salarié, la subrogation évite d’attendre les versements de la CPAM. Pour vous, elle demande un suivi rigoureux des sommes reçues.
La contre-visite médicale
L’employeur qui verse le complément de salaire peut faire contrôler l’arrêt par une contre-visite. Selon Service-Public.fr, le médecin est choisi par l’employeur et doit être indépendant de lui. Il se prononce sur le caractère justifié de l’arrêt, durée comprise. Depuis le 27 juin 2026, la même règle s’applique en Alsace-Moselle.
C’est le médecin qui décide du lieu et du moment :
- au domicile ou au lieu de repos indiqué par le salarié, sans prévenir, en dehors des heures de sortie autorisées ;
- à son cabinet, sur convocation précisant la date et l’heure.
Le salarié doit vous indiquer son lieu de repos s’il n’est pas chez lui. Le médecin vous informe ensuite si l’arrêt est justifié ou non. Vous transmettez son rapport au salarié sans délai.
Si l’arrêt est jugé injustifié, ou si le salarié a refusé le contrôle, vous pouvez suspendre le complément de salaire. Le médecin informe aussi la caisse dans les 48 heures, qui peut arrêter les IJ. Le salarié dispose alors de 10 jours pour demander un examen par le médecin-conseil. Une absence justifiée, un rendez-vous médical par exemple, ne permet pas la suspension. C’est à l’employeur de prouver l’absence ou le refus.
Congés payés pendant l’arrêt maladie
Depuis la loi du 22 avril 2024, un arrêt pour maladie non professionnelle fait acquérir des congés. L’article L3141-5-1 fixe ce droit à 2 jours ouvrables par mois d’arrêt, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence. C’est moins que les 2,5 jours par mois d’un mois travaillé.
Dans le mois qui suit la reprise, l’article L3141-19-3 vous oblige à informer le salarié du nombre de jours dont il dispose et de la date limite pour les prendre, par un moyen qui donne une date certaine, comme le bulletin de paie. Cette information fait démarrer la période de report. Tous les détails sont dans notre article sur les congés payés en restauration.
Planning, remplacement et reprise
Remplacer le salarié absent
Le contrat du salarié malade est suspendu, pas rompu. Vous pouvez le remplacer par un CDD de remplacement, qui peut prendre fin au retour du salarié, ou faire appel à un extra pour quelques services. Notre guide sur l’embauche d’un extra en HCR rappelle les formalités. Pour redistribuer les heures sans dépasser les durées maximales, suivez la méthode de notre article pour faire un planning de restaurant.
Avec les nouvelles prescriptions limitées à 31 jours, un arrêt long arrive souvent par tranches. Planifiez à court terme, et gardez une solution de repli pour la date de fin annoncée.
Le rendez-vous de liaison
Après 30 jours d’arrêt (article D1226-8-1), un rendez-vous de liaison peut être organisé entre vous et le salarié, avec le service de prévention et de santé au travail. Il sert à l’informer des actions possibles pour préparer son retour. Vous devez l’informer de cette possibilité. Il peut refuser sans conséquence.
La visite de reprise
Selon Service-Public.fr, la visite de reprise est obligatoire après un arrêt pour maladie ou accident non professionnel d’au moins 60 jours. Vous la demandez au service de santé au travail. Elle a lieu au plus tard dans les 8 jours qui suivent la reprise. Une visite de pré-reprise est possible dès que l’arrêt dépasse 30 jours.
Pour les arrêts délivrés depuis le 15 juin 2026, la visite de reprise peut être dispensée si une visite de pré-reprise a eu lieu dans les 30 jours précédant le retour sans qu’aucun aménagement ne soit jugé nécessaire. Dans le doute, demandez au service de santé au travail.
Trois cas concrets chiffrés
Les calculs ci-dessous sont simplifiés : nous retenons une rémunération journalière de 1/30 du salaire mensuel. Votre gestionnaire de paie peut appliquer une autre méthode.
Un serveur, 3 ans d’ancienneté, arrêté 20 jours
Salaire : 2 100 € brut par mois, stable sur les 3 derniers mois.
- Salaire journalier de base : 6 300 / 91,25 = 69,04 €. IJ : 34,52 € brut par jour.
- IJ versées du 4e au 20e jour : 17 × 34,52 = 586,84 €.
- Complément employeur du 8e au 20e jour, soit 13 jours à 90 % : 13 × 70 × 90 % = 819 €, moins les IJ de ces 13 jours (448,76 €) = 370,24 €.
Du 1er au 3e jour, le serveur ne touche rien. Du 4e au 7e, il ne perçoit que les IJ. Si votre accord de prévoyance prévoit une prise en charge plus tôt, elle s’ajoute dans la limite du salaire.
Un chef de cuisine, 12 ans d’ancienneté, arrêté 90 jours
Avec 12 ans d’ancienneté, il a droit à 50 jours à 90 % puis 50 jours à 66,66 %.
- Du 1er au 7e jour : carence employeur, IJ à partir du 4e jour.
- Du 8e au 57e jour : maintien à 90 %, IJ déduites.
- Du 58e au 90e jour : maintien à deux tiers, IJ déduites.
À son retour, la visite de reprise est obligatoire. Sur ses 3 mois d’arrêt, il a acquis 6 jours ouvrables de congés (3 × 2), au lieu de 7,5 s’il avait travaillé. Vous l’en informez dans le mois.
Une commis saisonnière en CDD, arrêtée 10 jours
Elle est exclue du maintien légal de l’article L1226-1. Elle perçoit les IJ à partir du 4e jour si elle remplit les conditions d’ouverture, calculées sur 12 mois en cas d’activité saisonnière. La prévoyance HCR peut intervenir selon la franchise de votre contrat. Vous devez quand même envoyer le signalement d’arrêt dans les 5 jours.
Les erreurs fréquentes
Payer dès le 4e jour par habitude. Le complément légal démarre au 8e jour pour une maladie ordinaire. C’est la Sécurité sociale qui commence au 4e.
Maintenir le salaire d’un saisonnier. Le maintien légal ne s’applique pas aux saisonniers. Un maintien volontaire reste possible, mais ne le présentez pas comme une obligation.
Oublier les arrêts des 12 derniers mois. Les durées de maintien s’apprécient sur 12 mois, pas arrêt par arrêt.
Se tromper dans les dates de subrogation. Indiquez la durée maximale de maintien, sinon la caisse peut vous réclamer les IJ.
Ne pas compter les congés acquis pendant l’arrêt. Depuis 2024, l’arrêt maladie donne 2 jours ouvrables par mois, et l’information du salarié dans le mois de la reprise est obligatoire.
Laisser reprendre sans visite après 60 jours. La visite de reprise est à votre initiative.
Ce que fait Shiftop
Shiftop suit les absences et les arrêts maladie salarié par salarié, et vous aide à réorganiser le planning, avec la convention HCR intégrée et des alertes sur les repos et les durées maximales. Les heures pointées sur tablette ou sur mobile et les compteurs de congés alimentent la préparation de la paie, qui produit un export pour votre comptable. Le calcul des IJ et la déclaration en DSN restent du ressort de votre gestionnaire de paie.
En résumé
- Le salarié prévient sans délai et envoie son arrêt sous 48 heures à la CPAM et à l’employeur, sur un formulaire sécurisé ou en ligne.
- Depuis le 1er septembre 2026, un premier arrêt est limité à 31 jours et une prolongation à 62 jours, sauf justification.
- Les IJ démarrent au 4e jour : 50 % du salaire journalier de base, plafonnées à 42,97 € brut par jour pour les arrêts prescrits depuis juillet 2026.
- Le maintien employeur suppose 1 an d’ancienneté, démarre au 8e jour et verse 90 % puis deux tiers, de 30 + 30 jours à 90 + 90 jours selon l’ancienneté. Les saisonniers en sont exclus.
- L’attestation de salaire part en DSN dans les 5 jours. La subrogation vous fait percevoir les IJ.
- L’arrêt fait acquérir 2 jours ouvrables de congés par mois, dans la limite de 24. Visite de reprise obligatoire après 60 jours.