Samedi, 16 heures. Un serveur vous lâche pour le service du soir. Un ami vous envoie le numéro d’un extra disponible. Il arrive à 18 h 30, enfile un tablier et prend la terrasse. À minuit, tout s’est bien passé. Sauf qu’aucune déclaration n’a été faite et que son nom n’apparaît nulle part. Si un contrôle passe ce soir-là, vous êtes en situation de travail dissimulé.
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) et le registre unique du personnel prennent quelques minutes. Mais dans un restaurant qui embauche extras, saisonniers et stagiaires toute l’année, ce sont deux documents à tenir sans faille. Voici ce que dit la loi au 30 octobre 2026, avec des cas concrets.
Deux obligations, deux rôles
La DPAE est une déclaration envoyée à l’Urssaf avant chaque embauche. Elle prévient les organismes sociaux qu’une personne va travailler chez vous.
Le registre unique du personnel est un document que vous tenez dans l’établissement. Il liste toutes les personnes qui y ont travaillé, dans l’ordre d’arrivée, avec leurs dates d’entrée et de sortie.
L’une ne remplace pas l’autre.
La DPAE : avant la première minute de travail
Ce que dit la loi
L’article L1221-10 du Code du travail est très clair : l’embauche d’un salarié « ne peut intervenir qu’après » une déclaration nominative de l’employeur aux organismes de protection sociale. Cette déclaration se fait pour chaque lieu de travail où sont employés des salariés.
Elle vaut pour tous les contrats, et doit précéder le début de la période d’essai. Notre article sur la période d’essai en HCR détaille la suite.
Le délai : 8 jours avant, et jamais après
L’article R1221-4 fixe le début de la fenêtre : la DPAE est adressée au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l’embauche.
La fin de la fenêtre, c’est la prise de poste. Service-Public Entreprendre indique que la DPAE doit être transmise avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai. En ligne, vous pouvez donc la faire le jour même, quelques minutes avant l’arrivée du salarié. Par courrier, c’est plus tôt : le recommandé avec accusé de réception doit partir au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche (article R1221-5).
Exemple : vous embauchez un commis le lundi 9 novembre 2026 à 9 h. Vous pouvez envoyer la DPAE à partir du 1er novembre. En ligne, vous avez jusqu’au lundi 9 h.
Ce que contient la DPAE
L’article R1221-1 liste les informations à déclarer :
- l’identité de l’employeur : nom ou dénomination, code APE, adresse, numéro SIRENE, service de santé au travail ;
- l’identité du salarié : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale s’il en a un ;
- la date et l’heure de l’embauche ;
- la nature et la durée du contrat, avec la période d’essai éventuelle.
Une seule DPAE couvre plusieurs formalités, selon Service-Public Entreprendre : immatriculation du salarié à l’assurance maladie, affiliation à l’assurance chômage, demande de visite d’information et de prévention auprès de la médecine du travail, affiliation aux caisses de retraite.
Comment l’envoyer
La voie électronique est la règle (article R1221-5). Vous déclarez sur urssaf.fr ou sur net-entreprises.fr. Le formulaire papier en recommandé reste possible, avec le délai plus court vu plus haut.
L’Urssaf propose aussi le service Tese, qui réunit la DPAE et le contrat de travail dans un seul document. Depuis le 1er janvier 2026, un employeur peut déclarer seulement une partie de ses salariés par le Tese, par exemple ses extras, et confier le reste à son expert-comptable. Vérifiez votre éligibilité sur le site de l’Urssaf.
Les extras : une DPAE à chaque embauche
C’est le point qui piège le plus de restaurateurs. L’Urssaf précise que la DPAE est obligatoire pour chaque salarié recruté, même si ce n’est pas la première fois que vous l’embauchez, et cite expressément les extras et les contrats de très courte durée.
La seule exception mentionnée par l’Urssaf : un renouvellement de contrat ou un passage de CDD à CDI, sur le même poste et sans interruption. Pas de nouvelle DPAE dans ce cas.
Pour un extra, la convention HCR (article 14) prévoit un contrat écrit pour chaque vacation. Une vacation peut durer quelques heures, une journée ou plusieurs jours consécutifs. Un extra qui revient trois samedis de suite, avec des jours sans travail entre deux, signe donc trois contrats et fait l’objet de trois DPAE. Un extra embauché par un seul contrat du vendredi au dimanche fait l’objet d’une seule DPAE. Les règles propres aux extras sont détaillées dans notre guide pour embaucher un extra en HCR.
La preuve à remettre au salarié
Le salarié doit recevoir une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception. Selon Service-Public Entreprendre, cette obligation est remplie si son contrat de travail écrit mentionne l’organisme destinataire de la déclaration. Ajoutez cette ligne à vos modèles de contrats : « Déclaration préalable à l’embauche effectuée auprès de l’Urssaf de… ».
Le registre unique du personnel
Qui doit le tenir
L’article L1221-13 impose un registre unique du personnel dans tout établissement où sont employés des salariés. Le ministère du Travail précise que l’obligation s’applique quel que soit l’effectif. Selon Service-Public Entreprendre, il est obligatoire dès le premier salarié ou dès l’arrivée d’un stagiaire.
Si vous exploitez deux restaurants, chacun a son propre registre.
Les mentions obligatoires
Les noms et prénoms de tous les salariés sont inscrits dans l’ordre des embauches, au moment de l’embauche et de façon indélébile (article L1221-13). L’article D1221-23 ajoute, pour chaque salarié :
- la nationalité ;
- la date de naissance ;
- le sexe ;
- l’emploi ;
- la qualification ;
- les dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;
- la date d’autorisation d’embauche ou de licenciement, quand une autorisation est requise ;
- pour un travailleur étranger soumis à autorisation, le type et le numéro du titre qui l’autorise à travailler ;
- la mention « contrat à durée déterminée » pour un CDD ;
- la mention « salarié temporaire » et le nom et l’adresse de l’agence d’intérim ;
- la mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs », avec son nom et son adresse ;
- la mention « salarié à temps partiel » ;
- la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
Deux compléments. D’abord, une copie du titre de travail de chaque salarié étranger est annexée au registre (article D1221-24). Ensuite, les événements postérieurs à l’embauche, comme la date de sortie, s’inscrivent au moment où ils se produisent (article D1221-25).
Pour la qualification, reprenez le niveau et l’échelon de la grille HCR inscrits au contrat.
Stagiaires et volontaires
Les stagiaires et les volontaires en service civique sont inscrits dans une partie spécifique du registre, dans l’ordre d’arrivée (article L1221-13). Pour chaque stagiaire, l’article D1221-23-1 demande :
- ses nom et prénoms ;
- les dates de début et de fin du stage ;
- les nom et prénoms du tuteur, et le lieu de présence du stagiaire.
Le stagiaire n’est pas un salarié. Service-Public Entreprendre confirme qu’il n’y a pas de DPAE pour lui. Mais il doit bien figurer au registre.
Papier ou numérique
Le ministère du Travail indique qu’aucune forme spécifique n’est imposée. Un cahier relié, un tableur ou un logiciel conviennent. L’article L8113-6 permet de tenir certains registres sur support informatique, à condition de maintenir des garanties de contrôle équivalentes.
Gardez en tête les exigences du Code : ordre des embauches, inscriptions indélébiles, présentation possible sur place. Si vous passez au numérique, faites valider votre outil par votre expert-comptable ou votre conseil.
Combien de temps le garder
Les mentions du registre sont conservées cinq ans à compter du départ du salarié ou du stagiaire (article R1221-26). Un saisonnier parti le 30 septembre 2026 reste donc au registre jusqu’au 30 septembre 2031 au moins.
Le contrôle : ce que regardent l’inspection et l’Urssaf
Le registre est tenu à la disposition du comité social et économique et des agents chargés du contrôle (article L1221-15). L’inspecteur du travail peut se faire présenter tous les livres, registres et documents obligatoires lors de sa visite (article L8113-4).
En matière de travail illégal, les contrôleurs ne sont pas seulement ceux de l’inspection du travail. L’article L8271-1-2 cite aussi les agents de l’Urssaf, la police, la gendarmerie et les agents des impôts et des douanes.
Si un extra présent en salle n’apparaît ni au registre ni dans vos DPAE, vous aurez du mal à prouver qu’il était déclaré.
Les sanctions
Absence de DPAE :
- une pénalité administrative égale à 300 fois le minimum garanti (article L1221-11). Avec un minimum garanti à 4,35 € depuis le 1er juin 2026, cela fait 1 305 € par salarié concerné, montant repris par Service-Public Entreprendre ;
- une contravention de 5e classe si l’oubli n’est pas intentionnel (article R1227-1), soit 1 500 € selon Service-Public Entreprendre ;
- la régularisation des cotisations par l’Urssaf.
Travail dissimulé : l’article L8221-5 vise l’employeur qui se soustrait intentionnellement à la DPAE, à la remise du bulletin de paie ou aux déclarations sociales. Les peines vont jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende (article L8224-1). Pour une société, Service-Public Entreprendre indique 225 000 €. Si la relation de travail se termine, le salarié a droit à une indemnité forfaitaire de six mois de salaire (article L8223-1).
Registre absent ou incomplet : une contravention de 4e classe, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés (article R1227-7). Service-Public Entreprendre chiffre la sanction à 750 € par salarié concerné.
Trois cas concrets
L’extra du samedi soir
Recruté à 16 h pour 18 h 30 : vous faites la DPAE en ligne à 16 h 15, embauche le jour même à 18 h 30. Vous signez un contrat pour la vacation, qui mentionne l’Urssaf destinataire. Vous l’inscrivez au registre : nationalité, date de naissance, sexe, « serveur », sa qualification, entrée et sortie le même jour, mention « contrat à durée déterminée ».
Il revient le samedi suivant ? Nouveau contrat, nouvelle DPAE. Pour le registre, les textes demandent de retrouver les dates d’entrée et de sortie et l’ordre des embauches. Beaucoup d’employeurs ajoutent une ligne par contrat. Faites valider votre méthode par votre conseil et appliquez-la à tous vos extras.
Le saisonnier de la paillote
Un restaurant de plage embauche un plongeur de nationalité étrangère, en CDD saisonnier du 1er mai au 30 septembre, à 30 heures par semaine. La DPAE peut partir à partir du 23 avril. Au registre : mentions « contrat à durée déterminée » et « salarié à temps partiel », type et numéro de son titre de travail, et une copie du titre annexée. Le 30 septembre, vous inscrivez la date de sortie. La ligne reste au registre jusqu’en septembre 2031. Pour le contrat lui-même, voyez notre article sur le contrat saisonnier HCR.
La stagiaire d’école hôtelière
Une élève de lycée hôtelier arrive en cuisine pour huit semaines, avec une convention de stage. Pas de DPAE. Vous l’inscrivez dans la partie stagiaires du registre, à sa date d’arrivée : nom, prénoms, dates de début et de fin, nom du chef de partie qui l’encadre, et le lieu de présence (la cuisine du restaurant).
À la fin du stage, vous lui proposez un CDI de commis. Cette fois, c’est une embauche : DPAE avant son premier jour, et une nouvelle inscription dans la partie salariés du registre.
Les erreurs fréquentes
Faire la DPAE le lundi pour l’extra du samedi. Elle doit précéder la prise de poste. Après coup, c’est trop tard.
Faire une seule DPAE pour un extra qui revient chaque semaine. Sauf renouvellement sans interruption sur le même poste, chaque nouvelle embauche se déclare.
Oublier les stagiaires au registre. Ils n’ont pas de DPAE, mais ils ont leur partie dans le registre.
Tenir le registre de mémoire, en fin de mois. Les noms s’inscrivent au moment de l’embauche. Un registre rempli en retard ne protège pas lors d’un contrôle un soir de service.
Effacer les salariés partis. La ligne reste cinq ans après le départ.
Laisser le registre au bureau du comptable. Il est tenu dans l’établissement. Voyez aussi l’affichage obligatoire en restaurant.
Ce que fait Shiftop
Selon les modules activés sur votre compte, Shiftop propose un assistant DPAE qui vous guide dans la déclaration à l’Urssaf et vous rappelle les embauches qui n’ont pas encore été déclarées. La déclaration reste sous votre responsabilité d’employeur, que vous la fassiez vous-même ou par votre expert-comptable. Shiftop centralise aussi les fiches salariés, leurs dates d’entrée et de sortie, leurs contrats et leurs documents RH, y compris pour les salariés partis. Ces informations facilitent la tenue de votre registre. Le pointage sur tablette ou mobile montre qui a réellement travaillé chaque jour, ce qui permet de vérifier que personne n’a commencé sans être déclaré.
En résumé
- DPAE : obligatoire avant toute embauche (article L1221-10), envoyée au plus tôt 8 jours avant et avant la prise de poste, en ligne sur urssaf.fr ou net-entreprises.fr.
- Extras : une DPAE et un contrat à chaque vacation, sauf renouvellement sans interruption sur le même poste.
- Preuve au salarié : copie de la DPAE ou mention de l’Urssaf destinataire dans le contrat.
- Registre unique du personnel : obligatoire dès le premier salarié ou stagiaire, noms dans l’ordre des embauches, 13 mentions possibles (article D1221-23), stagiaires et volontaires dans une partie à part.
- Forme libre, papier ou numérique, à condition de garder des garanties de contrôle équivalentes.
- Conservation : cinq ans après le départ (article R1221-26).
- Sanctions : 1 305 € de pénalité par salarié non déclaré, 750 € par salarié pour le registre, jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende pour travail dissimulé.